Nếu không có đủ kiến thức và kinh nghiệm về chuyển đổi hệ thống theo tiêu chuẩn quốc tế, các công ty thường vấp phải các sai lầm, gây lãng phí rất lớn về thời gian và chi phí.
Tuy nhiên, việc tuyển dụng (hay đề cử) nhân sự nội bộ để chuyển đổi hệ thống theo tiêu chuẩn quốc tế lại chứa nhiều rủi ro, khi đội ngũ quản lý chưa thực sự nắm rõ các yêu cầu tiêu chuẩn, cũng như các tố chất và năng lực cần thiết của đội ngũ dự án.
Yếu tố Thành công của Chương trình Chuyển đổi Tổ chức theo Tiêu chuẩn Quốc tế
Chương trình chuyển đổi hệ thống quản lý theo Tiêu chuẩn Quốc tế (ví dụ như ISO 9001 cho quản lý chất lượng, ISO 14001 cho quản lý môi trường, ISO 27001 cho quản lý an ninh thông tin) có thể đạt được thành công nhờ vào những yếu tố mấu chốt sau đây:
Cam kết của Ban lãnh đạo
Sự hỗ trợ và cam kết của Ban lãnh đạo là rất quan trọng. Nếu lãnh đạo không thể hiện quan tâm bằng sự tích cực tham gia, chương trình chuyển đổi sẽ gặp khó khăn trong việc thu hút sự chú ý và tôn trọng từ các bộ phận khác.
Hiểu biết và Thấu hiểu về Tiêu chuẩn
Đội ngũ quản lý và nhân viên cần hiểu thật rõ về các yêu cầu của Tiêu chuẩn và có khả năng ánh xạ vào các hoạt động vận hành của tổ chức.
Quản lý hiệu quả tiến độ và chất lượng dự án
Nhân sự trong dự án chuyển đổi thường được chọn các bộ phận chức năng. Do áp lực từ công việc sản xuất kinh doanh, họ rất khó cam kết thời gian thực hiện các công tác cho dự án chuyển đổi. Mặt khác, dự án chuyển đổi lại luôn có deadline bị ràng buộc từ đầu (vì phụ thuộc vào thời hạn thực hiện đánh giá chứng nhận của bên ngoài). Vì vậy, việc theo dõi chặt chẽ tiến độ cũng như chất lượng của các công tác của dự án chuyển đổi là yếu tố them chốt để đảm bảo các mốc dự án hoàn tất đúng hạn. Nhân sự có vai trò quản lý dự án chuyển đổi phải có kỹ năng quản lý dự án cao, kết hợp với các kỹ năng mềm trong trao đổi và gắn kết với các bên liên quan. Cần chú ý là các bên liên quan trong dự án chuyển đổi thường là các vai trò quản lý cấp trung trở lên!
Hiệu quả trong lựa chọn các giải pháp công nghệ
So sánh giữa hai hướng thực hiện dự án chuyển đổi
Bỏ qua hướng “mua chứng chỉ” (tức là thuê công ty tư vấn ngoài xây dựng dùm toàn bộ hệ thống, mà không vận dụng năng lực đội ngũ nhân viên, chỉ nhằm đạt giấy chứng nhận), bài viết này sẽ thử phân tích các điểm lợi và điểm bất lợi giữa hai hướng cho dự án chuyển đổi theo tiêu chuẩn quốc tế:
* Hướng 1: Chỉ dùng đội ngũ nhân sự nội bộ, đầu tư đà tạo kiến thức và kỹ năng để thực hiện dự án.
* Hướng 2: Thuê dịch vụ từ các công ty đào tạo-tư vấn chuyên nghiệp, đồng hành cùng đội ngũ nhân viên nội bộ, để thực hiện dự án.
Phân tích sẽ căn cứ theo các yếu tố thành công cho dự án chuyển đổi đã nêu ở phần trên.
Cam kết của Ban lãnh đạo
Không có khác biệt nhiều cho cả hai hướng về điểm này. Tuy nhiên, nếu theo hướng 2, việc đầu tư khi thuê tư vấn- đào tạo ngoài sẽ là động lực cho ban lãnh đạp quan tâm nhiều hơn!
Thêm vào đó, việc trao đổi với ban lãnh đạo, khi thực hiện bởi bên tư vấn ngoài, sẽ thường dễ dàng hơn so với chính các nhân sự nội bộ (như ngạn ngữ “bụt chùa nhà không thiêng!”)
Với kinh nghiệm tại nhiều tổ chức khác nhau, nhà tư vấn bên ngoài sẽ có kỹ năng và kỹ thuật trong việc gắn kết và ảnh hưởng đến ban lãnh đạo.
Hiểu biết và Thấu hiểu về Tiêu chuẩn
Về điểm này, chắc chắn theo hướng 2 sẽ có nhiều lợi điểm vuợt trội hơn, do nhà tư vấn bên ngoài qua kinh nghiệm tư vấn sẽ có kiến thức diễn dịch yêu cầu tiêu chuẩn trong nhiều bối cảnh đa dạng, cũng như hiểu rõ góc nhìn của Đánh giá viên (auditor) về tiêu chuẩn.
Quản lý hiệu quả tiến độ và chất lượng dự án
Theo ngạn ngữ “Practice makes perfect” (Thực hành sẽ mang đến hoàn thiện), nhà tư vấn ngoài sẽ có nhiều kinh nghiệm hơn trong kỹ năng theo dõi tiến độ dự án. Tuy nhiên, khi tổ chức đã có nhân sự giỏi về quản lý dự án, thì hai hướng sẽ không có sự khác biệt rõ về điểm này.
Hiệu quả trong lựa chọn các giải pháp công nghệ
Một trong các nguyên tắc tư vấn cho các tiêu chuẩn quốc tế là sẽ không yêu cầu tổ chức áp dụng một giải pháp kỹ thuật công nghệ cụ thể, hay lựa chọn cụ thể nhà cung cấp giải pháp bên ngoài.
Tuy nhiên, với kinh nghiệm tư vấn từ nhiều tổ chức khác nhau, cộng với kiến thức sâu về tiêu chuẩn, nhà tư vấn thường sẽ giúp ích trong việc cung cấp các tiêu chí để giúp tổ chức quyết định về giải pháp kỹ thuật.
Nếu theo hướng 1, tổ chức có rủi ro bị sa vào bẫy công nghệ khi đầu tư vào giải pháp kỹ thuật có tính năng vượt quá yêu cầu tiêu chuẩn.
Khi quy mô của tổ chức còn nhỏ, ít phức tạp thì các giải pháp open source hay miễn phí có thế vừa đủ để áp dụng tiêu chuẩn trong giai đoạn ban đầu.
Lời kết
- Theo phân tích sơ bộ nêu trên, việc theo hướng 1, không dùng các nhà tư vấn chuyên nghiệp, tuy có lợi thế về chi phí, sẽ gặp các rủi ro như sau:
- Thời gian hiểu rõ và diễn dịch được yêu cầu tiêu chuẩn vào thực tiễn, do nhân sự nội bộ thực hiện, sẽ chiếm khá nhiều trong giai đoạn đầu của dự án
- Không theo sát tiến độ các công tác mấu chốt của dự án, dẫn tới chậm trễ, hay kết quả thực tế kém chất lượng so với mong đợi của tiêu chuẩn.
- Thiếu sức mạnh trong trao đổi và gắn kết với các bên liên quan, đặc biệt là với ban lãnh đạo.
- Do thiếu kinh nghiệm về cách đánh giá của auditor, hệ thống có thể mắc các sơ suất gây ra điểm không phù hợp nhiều hơn.
- Khó khăn khi lựa chọn các giải pháp kỹ thuật trong sự cân nhắc giữa yêu cầu tiêu chuẩn và chi phí ban đầu.
Việc lựa chọn đúng nhà tư vấn sẽ mang lại 50% thành công ngay từ đầu dự án
Tuy hướng dùng nhà tư vấn bên ngoài có nhiều lợi ích hơn việc tự triển khai dự án chỉ với nhân sự nội bộ, việc chọn đúng nhà tư vấn có chất lượng lại là một thách thức không nhỏ.
Trong thị trường tư vấn đa dạng hiện nay, việc lựa chọn không nên chỉ căn cứ trên danh tiếng của tổ chức tư vấn, mà phải bám sát vào kinh nghiệm thực tiễn của chính chuyên viên tư vấn. Một chuyên viên tư vấn với nhiều kinh nghiệm cho mảng ngân hàng lớn chưa chắc là phù hợp cho các tổ chức dịch vụ thương mại quy mô nhỏ.
Công ty TƯ VẤN CHẤT LƯỢNG ƯU TIÊN sẵn sàng cung cấp mọi thông tin về chuyên gia tư vấn, khi các tố chức có nhu cầu lựa chọn dịch vụ của chúng tôi!
